Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Nieuws

VKKF ledenadministratie vanaf dit najaar “Twizzit”, een “Customer Relation Managementsysteem (CRM) voor alle clubs en hun leden”

Wat vooraf ging …

In het voorjaar van 2019 startte een UCLL-studente haar stage bij VKKF. Samen met verschillende clubs, Technische Comités, het bestuursorgaan en personeel werd zij ondergedompeld in de werking. Haar opdracht bestond eruit om te kijken hoe we de VKKF wedstrijdadministratie en registratie van deelnemers op VKKF(club)activiteiten beter kunnen stroomlijnen. Zo willen we als federatie de clubs beter kunnen ondersteunen op dit vlak en hen helpen in het beheer van de club. Tijdens haar onderzoek kwam ze tot de conclusie dat een goede wedstrijd/event administratie altijd best naadloos samen loopt met ledenadministratiesysteem. Het bestuursorgaan heeft daarom beslist in augustus 2019 om zowel ons huidig ledensysteem als een nieuw wedstrijdadministratiesoftwarepakket ernstig onder de loep te nemen. Gezien dit een project was met een enorme impact op de werking, hebben we dit grondig verder aangepakt.

In september 2019 werd er een klankbordgroep samen gebracht van leden uit diverse clubs (groot, klein) die daarnaast ook actief betrokken waren in technische comités. Hierdoor konden we onze ideeën nog meer op scherp stellen en aftoetsen aan de noden. Wat is er nodig in de club, voor de federatie, voor die bepaalde wedstrijd, … Geen eenvoudige oefening met zoveel verschillende disciplines. Er werden verschillende bedrijven omtrent ledenadministratiesysteem en wedstrijdadministratiesysteem gecontacteerd en bevraagd.

Een evaluatie van het wedstrijdgedeelte van dit project met de betrokken TC's bracht ons tot het inzicht dat we bijkomend onderzoek willen verrichten om te komen tot een ideaal kosten-baten scenario voor alle wedstrijden. Dit werk zal verder worden gezet in de komende beleidsperiode.

De klankbordgroep was het echter wel unaniem eens met de nood voor de komst van een nieuw, performant ledensyteem dat zowel de federatie als de clubs als een tool kunnen gebruiken om hun administratie, afspraken, aankopen, planningen te versoepelen. Geen top down model maar bottom-up. Wat heeft de “sporter” nodig en op welke manier kunnen wij als club of federatie ervoor zorgen dat dit in orde komt. Hoe kunnen we systeem opzetten dat zowel voor de vrijwillige clubbestuurder als voor het individuele clublid interessant kan zijn?
We zijn uitgekomen bij Twizzit. Geen “ledenadminstratiesysteem”, maar een “Customer relationship management systeem” dat afgestemd is op de noden van de club en de federatie. Customer in dit geval te interpreteren als “lid”.

Dit plan werd in 2020 voorgelegd aan de bestuurders van al onze clubs en nadien positief gestemd op de Algemene vergadering in juni. Samen kozen we voor het systeem “Twizzit”. De Covid-19 crisis heeft deze positieve beslissing alleen maar kracht bijgezet gezien de nood was aan doorgedreven communicatie, digitalisering. Denk aan het registreren van sporters, inschrijvingen, tijdsblokken, …

Wat mag je verwachten als club, als clublid … ?

De laatste weken en maanden werd er achter de schermen hard verder gewerkt door ons team aan de opmaak van dit platform. In oktober zullen we het huidige ledenadministratiesysteem achter de schermen afsluiten en de transfer van de gegevens tussen de het oude en het nieuwe systeem doorvoeren. Dit najaar begeleiden we onze bestuurders in het gebruik van het nieuwe systeem en leren we hen alle mogelijkheden kennen om het in te zetten voor hun eigen clubbeheer en de link met de federatie zoals het aanvragen van wedstrijdvergunningen, aankopen van brevetten, inschrijvingen beheren,…

 

Als clubbestuurder:

Alle clubsecretarissen zullen de komende weken door onze medewerkers gecontacteerd worden en toegang krijgen tot het nieuwe systeem. Samen doorlopen we alle mogelijkheden van het opstellen van kalenders tot het gebruiken van een webshop, opladen inschrijvingsformulieren, aanvragen wedstrijden, de nieuwsbriefmodule, … Eveneens onze Technische Comités zullen mee worden opgenomen in dit proces waardoor er ook hier communicatie mogelijk zal zijn in functie van wedstrijden of toertochten. Vanaf 2021 willen we elke deelname aan een VKKF wedstrijd, VKKF toertocht of opleiding uitsluitend nog laten verlopen via de app of het platform zodat we maximaal ondersteuning kunnen bieden via deze tool op vlak van administratie.

Om dit vlot te laten verlopen zullen we vanuit ons secretariaat in samenwerking met Twizzit de clubbestuurders begeleiden via online opleidingen in combinatie met filmpjes of 1 op 1 begeleidingen (waar dit nog nodig blijkt te zijn). Het digitaal beheren van de club wordt een nieuwe beleving bij VKKF.

What’s in it voor het gewone clublid?

Elke VKKF lid krijgt voortaan toegang via een persoonlijke app die iedereen eenvoudig zelf kan downloaden in de app-store waardoor je zelf toegang krijgt tot je eigen VKKF clubaccount. Hier kan je als lid je eigen gegevens beheren, deelnemen aan club-en federatieactiviteiten, wedstrijden, aankopen doen in een webshop, je lidgeld online betalen, communiceren met clubgenoten en nog veel meer. Hierdoor willen we niet alleen de vrijwillige clubsecretarissen ontlasten maar ook de gewone leden meer in contact brengen met elkaar in een VKKF-club community.

Vanaf 2021 zullen we elke inschrijving aan een VKKF wedstrijd, toertocht, opleiding of andere activiteit uitsluitend nog via deze app of het platform laten verlopen.

De app geeft je ook zicht op je VKKF lidmaatschap dat verbonden is aan onze verzekering, een digitale (maar afdrukbare versie) van je lidkaart, een eventuele wedstrijdvergunning, ... Via de kalenderfunctie ga je als VKKF lid ook zicht krijgen op de activiteiten van andere VKKF-clubs, VKKF-nieuwsbrieven,...

 

Heb jij nog vragen of opmerkingen over deze digitalisering, dan kan je deze mailen naar

 

Activiteiten

1 nov RI wedstrijd Ned. Kamp. klassieke afdaling
8 nov TV toertocht Sluitingstocht - afgelast covid 19
21 nov MA wedstrijd Ourthe marathon BK K1
22 nov MA wedstrijd Ourthe marathon BK K2
31 dec RI wedstrijd Tussenstand BvB rivier 2020
31 dec wedstrijd Sylvesterjogging logo jeugdinvest
28 maa KP wedstrijd Beker van België
25 apr KP wedstrijd 3e speeldag BK kajakpolo
9 mei KP wedstrijd 4e speeldag BK kajakpolo
12 jul KP stage 3-weekse stage junoren (tem 30 jul, uitgez. weekends)

De volledige kalender vind je in het hoofdmenu links

Resultaten

27 sep KP wedstrijd 2e speeldag BK kajakpolo verslag RES 
27 sep LY wedstrijd Geelse Propagandawedstrijden 2020 dag 2 RES 
20 sep KP wedstrijd 1e speeldag BK kajakpolo RES 
13 sep LY wedstrijd Sobeka Flanders Cup RES 
13 sep MA int. wedstrijd Rottemerenmarathon ( ENKEL K2) RES 
12 sep MA int. wedstrijd Tour de Gudena RES 
6 sep MA int. wedstrijd Brabantmarathon RES 

Legende

FS  Freestyle KP  Kajakpolo KA  Kano
LY  Lijn MA  Marathon RI  Rivierafdaling
RA  Rafting SL  Slalom TV  Toervaren
WW  Wildwater ZE  Zeekajak Leeg  Algemeen