Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Transparantie, democratie en interne verantwoording en controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties - de zogenaamde Code Muyters - met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.

Transparantie: de mate van openheid in het overbrengen van informatie. Een transparante werking biedt externe actoren de mogelijkheid om toezicht te houden op de interne werking van een organisatie.

Democratie: Interne regels en normen die inherent zijn aan democratische grondbeginselen.

Interne verantwoording en controle: voorkomt machtsconcentratie en zorgt voor een robuuste besluitvorming zonder ongewenste beëinvloeding. De interne verantwoordelijkheid en controle zorgen dat er duidelijk toe te wijzen bevoegdheden zijn en dat bestuurders of beslissingsorganen democratisch functioneren zonder over de absolute controle over beslissingen te beschikken.

Hieronder de permanente rapportering over hoe de federatie omgaat met Goed Bestuur:

Harde indicatoren

Transparantie

 

1.1a Staan de statuten op onze website?
       Statuten
1.1a Staan de interne reglementen op onze website?
       Huishoudelijk reglement
       Deontologische code
1.1a Staat het organigram op onze website?
       Organigram
1.1a Staan de sportieve reglementen op onze website?
       Sportieve reglementen: disciplines
1.1b Zijn de statuten eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Zijn de interne reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Is het organigram eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Zijn de sportieve reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
         Homepagina > Goed Bestuur

         

1.2a Staat het beleidsplan op onze website?
        Beleidsplan (2017-2020) Algemene werking
        Beleidsplan Topsport
1.2b Is het beleidsplan eenvoudig en openbaar te vinden via (doorklikken op) homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur 

 

1.3a Staat het meest recente jaarverslag op onze website?
        Jaarverslag 2018
1.3b Staan de jaarverslagen van de vier voorgaande jaren op onze website?
        Jaarverslag 2017
        Jaarverslag 2016
        Jaarverslag 2015
        Jaarverslag 2014
        Jaarverslag 2013
1.3c Zijn de jaarverslagen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur 

 

1.4a Staat het verslag van de laatste rvb (of een publieke versie ervan) op onze website?
        Verslagen RVB
1.4b Staan de verslagen van alle rvb van de afgelopen 12 maanden (of een publieke versie ervan) op onze website?
        Verslagen RVB
1.4c Geven de verslagen van alle rvb een samenvatting van de besprekingen / (motivering van) de beslissingen?
        Verslagen RVB

 

1.5a Staat het verslag (incl. de resultaten van de stemmingen) van de meest recente AV op onze website?
        Homepagina > Goed Bestuur 
1.5b Staan de verslagen (incl. de resultaten van de stemmingen) van alle AV van de laatste 4 jaar op onze website?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.5c Bevatten de verslagen van alle AV een samenvatting van de besprekingen?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.5c Bevatten de verslagen van alle AV de resultaten van stemmingen?
        Verslagen AV

 

1.6a Staat de actuele samenstelling van de rvb op onze website?
        Bestuur 
1.6b Staat de start- en einddatum van het mandaat vermeld bij elk lid van de rvb?
        Bestuur 
1.6c Staat het aantal en de duurtijd van eventuele vroegere mandaten bij elk lid van de rvb vermeld?
        Bestuur 

 

1.7 Rapporteert het jaarverslag over de vergoedingen van bestuursleden (geaggregeerd en/of geanonimiseerd)?
        Jaarverslag 2018 pg 3
        Statuten zie artikel 27.3

 

1.8 Rapporteert het jaarverslag over verklaringen van belangenconflicten en goedgekeurde besluiten over belangenconflicten?
       Jaarverslag 2018 pg 3&4
        Statuten zie artikel 34
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 2

 

1.9a Rapporteert het recentste jaarverslag over hoe de federatie omgaat met de code goed bestuur?
        Jaarverslag 2018 > punt 4 Good Governance
1.9b Motiveert het recentste jaarverslag eventuele afwijkingen van de code?
        Jaarverslag 2018 > punt 4 Good Governance
1.9c Rapporteert het recentste jaarverslag over bestuurswijzigingen?
        Jaarverslag 2018 > Pg 3

 

Democratie

2.1a Hebben we bestuursprofielen voor onze rvb?
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 3
2.1b Hebben we een achterliggende motivatie voor deze profielen?
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 3
2.1c Zijn deze bestuursprofielen goedgekeurd op de AV?
        Verslag AV 2019 > punt 7
2.1d Hebben we een document dat vastlegt dat de rvb periodiek én bij het ontstaan van elke vacature de reële en gewenste profielen evalueert?
        Na ontvangst worden de vacatures steeds geëvalueerd op de eerste volgende Raad van Bestuur, zoals bepaald in het Huishoudelijk reglement artikel 4.2.1
2.1e Kunnen we aantonen dat deze evaluatie is gebeurd?
        Ja >   

2.2a Hebben we een procedure voor het opstellen van de agenda van bestuursvergaderingen?
        Statuten zie artikel 31
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.5
2.2a Hebben we een procedure voor het verloop van bestuursvergaderingen?
        Statuten zie artikel 31
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.5
2.2a Hebben we een procedure voor de goedkeuring van de besluiten op bestuursvergaderingen?
        Statuten zie artikel 31
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 
2.2b Is de toezichthoudende rol van de voorzitter op deze procedures vastgelegd?
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.5

 

2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de AV?
        Statuten zie artikel 23
2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de rvb?
        Statuten zie artikel 32

 

2.4a Hebben bestuursfuncties volgens de statuten een maximale aaneengesloten zittingsperiode?
        Statuten zie artikel 27.3
2.4b Overschrijdt deze de maximumduur van 12 jaar niet?
        Statuten zie artikel 27.3

 

2.5 Hebben we een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin staat dat slechts een deel tegelijk vervangen wordt?
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.4
        Bestuur

 

2.6 Vergaderde onze rvb minstens 5x de voorbije 12 maanden?
      Verslagen RVB

2.7a Hebben we een gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe bestuurders?
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.2
2.7b Voorziet de introductieprocedure in een individueel gesprek met de voorzitter en gebeurt dit in de praktijk?
        Huishoudelijk reglement, zie artikel 4.2.2
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 4 
2.7c Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid een benoemingsbrief krijgt en gebeurt dit in de praktijk?
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 4
2.7d Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid de statuten, het intern reglement en het beleidsplan ontvangt en gebeurt dit in de praktijk?
        Huishoudelijk reglement, zie bijlage 4

 

2.8 Vertegenwoordigt de AV rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie?
        Statuten zie artikel 24

 

2.9 De statuten bepalen dat er binnen onze federatie geen autonome of zelfstandige entiteiten kunnen bestaan met eigen beleid dat kan afwijken van het door de AV en rvb vastgelegde beleid?
        Statuten zie artikel 28

 

Interne Verantwoordelijkheid

3.1 Hebben we een afbakening van taken en bevoegdheden tussen de AV en rvb?
        Statuten zie artikels 20 & 28
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van de directie tov AV / rvb?
        Statuten zie artikels 20 & 28
        Huishoudelijk reglement zie artikel 4.3, 4.4 en bijlage 3
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van (relevante) comités/commissies tov AV, rvb en eventueel directie en elkaar?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 4.5 & 4.6 & 4.7

 

3.2a Het cumuleren van de functie van voorzitter van de rvb en directeur is verboden in de statuten?
        Statuten zie artikel 27.3
3.2b Worden de functies van voorzitter van de rvb en directie niet gecumuleerd in de praktijk?
        Bestuur 

 

3.3 Zijn de onverenigbaarheden met het lidmaatschap in de rvb vastgelegd in de statuten?
        Statuten zie artikel 27.3

 

3.4a Bevat het (een) reglement een duidelijke afbakening van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur (of persoon die de dagelijkse leiding heeft) en zijn/haar relatie met het bestuur?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 4
3.4b In geval van meerdere directieleden: maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden tussen directieleden onderling verdeeld zijn?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 4
3.4c Maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk welke beslissingen de directie en welke het bestuur toekomen?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 4
3.4d Bepaalt het (een) (huishoudelijk) reglement een duidelijke (financiële) grens wanneer directie dan wel rvb bevoegd is voor het afsluiten van contracten met externe partijen?
         Huishoudelijk reglement zie artikel 4

 

3.5a Vond er de afgelopen 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen (minstens) één lid van de rvb en de/alle directeur(s) (of de persoon die de dagelijkse leiding heeft)?
         Ja > 7 maart 2019
3.5a Is er een verslag van dit/deze functioneringsgesprek(ken)?
         Ja
3.5b Werd het verslag van dit functioneringsgesprek goedgekeurd door de rvb?
         Ja > verslag 27/3/2019

 

3.6a Hebben we een (meerjarig) beleidsplan (incl. missie/visie/strategie)?
        Beleidsplannen
3.6a Werd dit beleidsplan goedgekeurd door de AV?
        Verslag AV 2019 > punt 11
3.6b Hebben we een jaarplan voor het komende boekjaar, afgeleid van het meerjarig beleidsplan?
        Verslag AV 2019 > punt 11
3.6b Werd dit jaarplan goedgekeurd door de AV?
        Verslag AV 2019 > punt
3.6c Hebben we een jaarbegroting voor het komende boekjaar, afgeleid van de meerjarenbegroting?
        Verslag AV 2019 > punt 4
3.6c Werd deze jaarbegroting goedgekeurd door de AV?
        Verslag AV 2019 > punt 4

 

3.7a Hebben we een onafhankelijk financieel comité of auditcomité door de AV benoemd? (minstens één onafhankelijk én deskundig persoon)
        Verslag AV 2019 > punt 3
3.7b Zijn de werking, taken en samenstelling van dit comité in een intern reglement vastgelegd?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 7.5.7
3.7c Heeft dit comité de meest recente jaarrekening goedgekeurd?
        Verslag AV 2019 > punt 3
3.7c Heeft dit comité over de meest recente jaarrekening verslag uitgebracht aan de AV?
       Verslag AV 2019 > punt 3

3.8 Heeft de rvb de afgelopen 12 maanden een zelfevaluatie uitgevoerd?
        Nee
3.8 Is er een verslag van deze zelfevaluatie?
        Nee

3.9a Hebben we een gedragscode van toepassing op bestuurders, directie en personeel?
        Huishoudelijk reglement bijlage 1
3.9b Bevat deze gedragscode minstens een verplichting om integer te handelen, een onkosten- en geschenkenregeling en regels inzake belangenvermenging?
        Huishoudelijk reglement bijlage 1
3.9c Werd de gedragscode ondertekend door alle leden van de rvb, directieleden en personeelsleden?
        Ja 
3.9d Heeft de rvb de laatste 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de gedragscode?
        Ja, via nieuwsbrief voor clubbestuurders op 27/12/2018
3.9d Werd de AV in kennis gesteld van de gedragscode?
        Ja, via nieuwsbrief voor clubbestuurders op 27/12/2018

3.10a Hebben we procedures inzake belangenconflicten?
        Huishoudelijk reglement zie bijlage 1.1.3
        Statuten zie artikel 27.1
3.10b Waarborgen deze procedures de melding van (gepercipieerde en daadwerkelijke) belangenconflicten in het verslag van de rvb en in een register?
        Huishoudelijk reglement zie bijlage 2
3.10b Waarborgen ze dat commerciële transacties met een derde waarmee een lid van de rvb een (in)directe familiale/commerciële relatie heeft vooraf aan de AV (of aan een door de AV gemandateerd orgaan) worden voorgelegd?
        Huishoudelijk reglement zie bijlage 1
3.10c Waarborgen deze procedures dat bestuurders bij beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet mogen deelnemen aan de stemming?
        Huishoudelijk reglement zie bijlage 1

3.11a Hebben we met de rvb een werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden?
        Huishoudelijk reglement zie artikel 
3.11b Behandelt het vergaderschema de begroting?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarrekening?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema het beleidsplan?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema het jaarverslag?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarlijkse zelfevaluatie?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema de evaluatie van de directie?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema de "governance" van de organisatie?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema een evaluatie van "governance" van de organisatie?
        Steeds de Raad van Bestuur van 
3.11b Behandelt het vergaderschema het voorbereiden van de AV?
        Steeds de Raad van Bestuur van