Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Om aan officiële wedstrijden deel te nemen is een wedstrijdvergunning vereist.

Motivatie voor het opleggen van wedstrijdvergunningen:

  • bevestiging van de medische geschikheid van de vaarder
  • enkel leden van clubs van de federatie toelaten tot wedstrijden georganiseerd door de federatie en haar clubs
  • garanderen/opvolgen van wettelijke vereisten (o.a. overgangen)
  • administratieve vereenvoudiging mogelijk maken

Aan propagandawedstrijden kan deelgenomen worden zonder een wedstrijdvergunning.  Deze laagdrempeligheid heeft tot doel (nog) niet competitieve vaarders te laten proeven van wedstrijdvaren.

Voorafgaande voorwaarden voor het aanvragen van een wedstrijdvergunning

Een wedstrijdvergunning voor een vaarder kan pas aangevraagd worden wanneer:

  • het van die persoon bij de club en het VKKF volledig in orde is voor het jaar waarvoor de aanvraag dient
  • een volledig ingevuld medisch attest dat door de onderzoekende arts ondertekend, gedateerd en afgestempeld werd, beschikbaar is

Overgangsformaliteiten/Transfer

Indien je je wedstrijdvergunning bij of een transfer naar een andere club wil aanvragen, moeten de overgangsformaliteiten, zoals voorzien in het Reglement Inwendige Orde, artikel 13, gerespecteerd worden.

Het clublid maakt zijn overgang tussen

  • 1 december en 31 december voor alle disciplines behalve kajakpolo
  • 1 juli tot 31 juli voor kajakpolo

per brief of per e-mail kenbaar aan (verplichte zaken: welke wedstrijdvergunning, de club waar je deze opzegt, je nieuwe club en de naam van de persoon waar het om gaat + handtekening):

  1. het bestuur van de club waarvoor hij stopt met competitie met varen in de betreffende discipline(s), de oude/vroegere club dus;
  2. de verantwoordelijke “competitiesport” van de VKKF (Beleidscel Competitie);
  3. VKKF-secretariaat (e-mail =  of adres = Blijde Inkomststraat 50 - 3000 Leuven)

De poststempel van de brief, of de datum van de e-mail, geldt als bewijs van verzending. De melding heeft uitwerking op 1 januari daaropvolgend. Indien je al meer dan 1 jaar geen wedstrijdvergunning voor een bepaalde discipline hebt gehad, kan je zonderverwittiging een vergunning aanvragen bij een nieuwe club.

Praktische werkwijze voor clubverantwoordelijken

1. verkrijg medische attesten van je wedstrijdvaarders

Bezorg je wedstrijdvaarders, ruim op voorhand, een blanco medisch attest, of meld ze waar ze het zelf online kunnen vinden.

Vraag ze om dat attest tijdens een medisch onderzoek aan hun arts te geven voor invulling, afstempeling en ondertekening en zorg ervoor dat je die ingevulde medische attesten verkrijgt.  Druk je leden op het hart die formulieren leesbaar in te (laten) vullen!

2. aanvragen indienen in de online administratie

De aanvraag moet ingediend worden door een clubverantwoordelijke (clubsecretaris, clubsportsecretaris, ...) in de online interface:

  • klik in het menu links, bij 'Leden' op 'wedstrijdvergunningen'
  • selecteer het juiste lidmaatschapsjaartal; je kan je selectie nog verfijnen, maar dat is niet van belang
  • bij de leden waarvoor je een vergunning aanvraagt vul je de datum van het medisch attest in (en eventueel andere ontbrekende gegevens zoals de geboorteplaats), vink vervolgens de nodige disciplines aan
  • nadat je alle nodige gegevens hebt ingevuld/aangevinkt moet je nog onderaan op 'wijzigingen doorvoeren' klikken

    Je mag al je aanvragen in één keer doen of in stapjes, dat maakt niets uit.

    Je kan vinkjes ongedaan maken, althans zo lang een vergunning nog niet is goedgekeurd. Daarna blijft een aanvraag gelden. Indien er een fout is geslopen in een aanvraag die reeds goedgekeurd is moet je je tot de sportsecretaris wenden.

    3. medische attesten opsturen naar de VKKF-wedstrijdvergunningsadministratie

    Het originele ingevulde, afgestempelde en ondertekende medisch attest moet aan VKKF-wedstrijdvergunningsadministratie bezorgd worden:

    Blijde Inkomststraat 50 - 3000 Leuven

    Als je meerdere attesten verstuurt, zorg er dan voor dat ze in alfabetische volgorde in de verzending zitten (zeker als het om een groot aantal gaat).

    Aanvragen goedkeuren door de VKKF-wedstrijdvergunningsadministratie

    Na ontvangst van het originele medisch attest en controle van alle nodige gegevens zal een aanvraag goedgekeurd worden. 

    Een medisch attest mag reeds dateren uit het voorgaande jaar; als grensdatum wordt 1 oktober van het jaar voordien aangehouden (vb.: voor een vergunning in 2012 mag een medisch attest ten vroegste gedateerd zijn op 1 oktober 2011).

    De club krijgt automatisch bevestiging van de goedkeuring van een wedstrijdvergunning per e-mail.

    De vergunning is van dat ogenblik geldig en staat dan op de lijst, die in de online admin kan geraadpleegd worden.

    Wedstrijdvergunningen worden niet meer afgedrukt (zoals in het verleden).  Indien vaarders, voor deelname aan wedstrijden in het buitenland of registratie tijdens kajakpolo-wedstrijden, een wedstrijdvergunning op papier willen, dan kunnen ze dat door hun clubverantwoordelijke laten afdrukken (in de online admin kunnen voor afdruk geschikte bestanden aangemaakt worden) of dat aan de sportsecretaris vragen.

    De lijst met vergunningen raadplegen

    De lijst met alle (goedgekeurde) wedstrijdvergunningen kan steeds geraadpleegd worden in de online administratie. Klik daarvoor bij 'Systeemconfiguratie en allerlei' op 'rapporten en statistieken' en daar op 'wedstrijdvergunningen'.
    Deze lijsten zijn steeds (real-time) in overeenstemming met de op dat ogenblik geldende situatie.

    Kostprijs en betalingswijze

    Een wedstrijdvergunning kost € 5.

    De kostprijs van vergunningen wordt verrekend in de trimesteriële facturen van de clubs, die in de online administratie worden aangemaakt.Er hoeft dus geen geld overgeschreven te worden naar een rekening van het sportsecretariaat, zoals dat voor 2010 het geval was.